Ποια είναι η διαδικασία για την διακίνηση ενός ηλεκτρονικού διοικητικού εγγράφου;

Το διοικητικό έγγραφο αφού συνταχθεί υπογράφεται ηλεκτρονικά από τους εισηγητές και διαβιβάζεται στον τελικό υπογράφων. Για το σκοπό αυτό οι εμπλεκόμενοι θα πρέπει να έχουνε ψηφιακά πιστοποιητικά.

Το ηλεκτρονικό έγγραφο σε μορφή word (MS Office, OpenOffice, κ.α.) που φέρει ηλεκτρονικές υπογραφές δεν επιδέχεται αλλαγές και τροποποιήσεις, εντούτοις μπορεί να προσυπογραφεί από πολλούς. Αντιθέτως, το ηλεκτρονικό έγγραφο σε μορφή pdf αφενός επιδέχεται την προσυπογραφή, αφετέρου επιδέχεται και σχόλια και αλλαγές στο αρχικό κείμενο.

Ο τελικός υπογράφων υπογράφει ηλεκτρονικά το έγγραφο με τα ψηφιακά του πιστοποιητικά. Στη συνέχεια διαβιβάζει το ηλεκτρονικά υπογεγραμένο έγγραφο και η αρμόδια Υπηρεσία το πρωτοκολλεί, το αρχειοθετεί και προωθεί το έγγραφο για δημοσίευση.

Βήμα 1: Συντάσεται το ηλεκτρονικό έγγραφο
Βήμα 2: (Προαιρετικό αναλόγως της φύσεως του εγγράφου) Υπογράφεται ηλεκτρονικά από τους εισηγητές
Βήμα 3: Υπογράφεται ηλεκτρονικά από τον Προϊστάμενο της Υπηρεσίας
Βήμα 4: Διαβιβάζεται το σχέδιο μέσω της Υπηρεσίας στους τελικούς υπογράφοντες
Βήμα 5: Ο τελικός υπογράφων ελέγχει και κάνει αλλαγές στο σχέδιο το οποίο στη συνέχεια υπογράφει ηλεκτρονικά
Βήμα 6: Το σχέδιο διαβιβάζεται στην αρμόδια Υπηρεσία όπου και πρωτοκολλείται και αρχειοθετείται
Βήμα 7: Η προϊσταμένη της Γραμματείας της αρμόδιας Υπηρεσίας παράγει το τελικό έγγραφο και δημιουργεί ακριβές αντίγραφο
Βήμα 8: Το τελικό έγγραφο ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο δημοσιεύεται

Advertisements