Ποια έγγραφα μπορούν να διακινούνται με τηλεομοιοτυπία (fax);

Αποφάσεις, γνωμοδοτήσεις, πιστοποιητικά, βεβαιώσεις, ερωτήματα, αιτήσεις, εγκύκλιοι, οδηγίες, εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, υπηρεσιακά σημειώματα, έγγραφες εισηγήσεις, απαντήσεις (παρ. 3 άρθρου 14 ν. 2672/1998). Η απαρίθμηση είναι ενδεικτική. Τα έγγραφα που αποστέλλονται με τηλεομοιοτυπία, είτε από δημόσια υπηρεσία, είτε από πολίτες, πρέπει να συνοδεύονται από το φύλλο αποστολής (προμετωπίδα), που πρέπει να περιλαμβάνει τα στοιχεία, που αναφέρονται στις παρ. 11 και 12 άρθρου 14 ν. 2672/1998, αντίστοιχα.

Τρόπος αποτύπωσης επιφυλάξεων (διατύπωσης μη αρμοδιότητας κλπ)

Για να είναι διακριτές οι επιφυλάξεις σε σχέση με τα σχόλια, θα προστίθενται στο τέλος του εγγράφου στο σώμα του κειμένου.

Επικυρώνονται από τα ΚΕΠ αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από Διπλωματικές και προξενικές Αρχές της χώρας μας;

Επικυρώνονται από τις διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π. τα αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από τις Διπλωματικές και προξενικές Αρχές της χώρας μας (Πρεσβείες, προξενεία κ.λπ), γιατί οι Αρχές αυτές συνιστούν Εξωτερικές Υπηρεσίες του Υπουργείου Εξωτερικών (αριθ. 1083343/ 1076/ 0006Δ/ 2.9.2005 έγγραφό μας και το επισυναπτόμενο σε αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α).

Τι είδους έγγραφα είναι τα δικαστικά και τα εκκλησιαστικά έγγραφα;

Τα έγγραφα που εκδίδονται από δικαστικές ή εκκλησιαστικές αρχές συνιστούν δημόσια μεν, όχι, όμως διοικητικά έγγραφα, καθώς τα Δικαστήρια και η Εκκλησία δεν είναι Διοικητικές Αρχές, υπαγόμενες στις διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας. Κατά συνέπεια αντίγραφα των εγγράφων αυτών επικυρώνονται από συμβολαιογράφους ή δικηγόρους, σύμφωνα με τις διατάξεις που διέπουν τα λειτουργήματα αυτά.

Η Διοίκηση (επομένως και οι Υπηρεσίες του Υπουργείου) δεν νομιμοποιείται να επικυρώνει αντίγραφα δικαστικών ή εκκλησιαστικών εγγράφων, ούτε από το πρωτότυπο, ούτε όμως και από το ακριβές αντίγραφο που έχει επικυρωθεί από δικηγόρο, γιατί, οι προαναφερόμενες διατάξεις (παρ. 2 του άρθρου 11 του ν. 2690/1999, όπως αντικαταστάθηκε από τις διατάξεις της παρ. 5 του άρθρου 16 του ν. 3345/2005) αφορούν μόνο στην επικύρωση ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων εκδοθέντων από αλλοδαπές αρχές, τα οποία είναι ήδη επικυρωμένα από δικηγόρο (αριθ. 1042725/497/0006Δ/16-05-2005 έγγραφό μας και το επισυναπτόμενο σε αυτό ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15_7381/25-04-2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

Ποια είναι η έννοια του ειδικού έννομου συμφέροντος;

Κατά την αριθ. 620/1999 γνωμοδότηση του Ε΄ Τμήματος του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους, είναι αυτή του άρθρου 902 του Αστικού Κώδικα, σύμφωνα με το οποίο: «Όποιος έχει έννομο συμφέρον να πληροφορηθεί το περιεχόμενο ενός εγγράφου που βρίσκεται στην κατοχή άλλου έχει δικαίωμα να απαιτήσει την επίδειξη ή και αντίγραφό του, αν το έγγραφο συντάχθηκε για το συμφέρον αυτού που το ζητεί ή πιστοποιεί έννομη σχέση που αφορά και αυτόν ή σχετίζεται με διαπραγματεύσεις που έγιναν σχετικά με τέτοια έννομη σχέση είτε απευθείας από τον ίδιο είτε για το συμφέρον του, με τη μεσολάβηση τρίτου». Παραδείγματα τέτοιων εγγράφων συνιστούν οι διαθήκες, τα έγγραφα πωλήσεως, μισθώσεως, τα εταιρικά συμβόλαια, τα σχέδια συμβάσεως κ.λπ. (αριθ. 1044680/504/0006Δ/18.5.2006 έγγραφό μας και το επισυναπτόμενο σε αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15_3726/2.5.2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

Ποιοι μπορούν να επικυρώνουν αντίγραφα διοικητικών εγγράφων;

α) όλες οι Διοικητικές Αρχές και τα ΚΕΠ, από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής που το εξέδωσε.

β) οι δικηγόροι και οι συμβολαιογράφοι, σύμφωνα με τις διατάξεις που διέπουν την άσκηση των λειτουργημάτων τους (βλ. και αριθ. 1083343/1076/0006Δ/02-09-2005 έγγραφό μας και τα επισυναπτόμενα σε αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.22/5583/22-03-2005, ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/οικ./13143/01-07-2005 και ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/13558/25-08-2005 έγγραφα του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α).

Σημείωση: Είναι αδύνατη η επικύρωση από αντίγραφο, το οποίο δεν έχει επικυρωθεί από την αρχή που εξέδωσε το πρωτότυπο (Ολομ. Ν.Σ.Κ. 233/2000).