Ψηφιοποίηση εγγράφου

Logo ΕΡΜΗΣ10 Απριλίου 2020

Σας ενημερώνουμε ότι πραγματοποιήθηκε αλλαγή της λειτουργικότητας Ψηφιοποίησης Εγγράφου.

Η αλλαγή έγκειται στο ότι δεν απαιτείται πλέον αποκλειστικά η χρήση κάρτας “ΣΥΖΕΥΞΙΣ”.

Ο/Η υπάλληλος συμπληρώνει στη φόρμα τα στοιχεία που επιθυμεί και προσθέτει το ψηφιοποιημένο αρχείο πατώντας το κουμπί “Αναζήτηση”.

Τέλος ο/η υπάλληλος πατάει το κουμπί “Εισαγωγή εγγράφου”

Ψηφιακή Υπογραφή ψηφιοποιημένου αρχείου

Τα ψηφιοποιημένα αρχεία που δέχεται η φόρμα πρέπει να είναι μορφής .pdf ή .tiff
Το μέγεθος του ψηφιοποιημένου αρχείου δεν πρέπει να ξεπερνά τα 2 ΜΒ.

Εάν ο/η υπάλληλος επιθυμεί να υπογράφει ψηφιακά το ψηφιοποιημένο αρχείο που θέλει να ανεβάσει ατη θυρίδα του πολίτη, μπορεί να το κάνει, πριν το ενσωματώσει στη φόρμα.
Η ψηφιακή υπογραφή του ψηφιοποιημένου αρχείου μπορεί να γίνει με ότι ΑΔΔΥ διαθέτει ο/η υπάλληλος (USB Token ή κάρτα “ΣΥΖΕΥΞΙΣ”). Σε αυτή την περίπτωση όμως το ψηφιοποιημένο αρχείο θα πρέπει να είναι αποκλειστικά μορφής .pdf

Οδηγίες για ψηφιακή υπογραφή εγγράφων .pdf θα βρείτε εδώ

Επικυρώνονται από τα ΚΕΠ αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από Διπλωματικές και προξενικές Αρχές της χώρας μας;

Επικυρώνονται από τις διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π. τα αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από τις Διπλωματικές και προξενικές Αρχές της χώρας μας (Πρεσβείες, προξενεία κ.λπ), γιατί οι Αρχές αυτές συνιστούν Εξωτερικές Υπηρεσίες του Υπουργείου Εξωτερικών (αριθ. 1083343/ 1076/ 0006Δ/ 2.9.2005 έγγραφό μας και το επισυναπτόμενο σε αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α).

Τι είδους έγγραφα είναι τα δικαστικά και τα εκκλησιαστικά έγγραφα;

Τα έγγραφα που εκδίδονται από δικαστικές ή εκκλησιαστικές αρχές συνιστούν δημόσια μεν, όχι, όμως διοικητικά έγγραφα, καθώς τα Δικαστήρια και η Εκκλησία δεν είναι Διοικητικές Αρχές, υπαγόμενες στις διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας. Κατά συνέπεια αντίγραφα των εγγράφων αυτών επικυρώνονται από συμβολαιογράφους ή δικηγόρους, σύμφωνα με τις διατάξεις που διέπουν τα λειτουργήματα αυτά.

Η Διοίκηση (επομένως και οι Υπηρεσίες του Υπουργείου) δεν νομιμοποιείται να επικυρώνει αντίγραφα δικαστικών ή εκκλησιαστικών εγγράφων, ούτε από το πρωτότυπο, ούτε όμως και από το ακριβές αντίγραφο που έχει επικυρωθεί από δικηγόρο, γιατί, οι προαναφερόμενες διατάξεις (παρ. 2 του άρθρου 11 του ν. 2690/1999, όπως αντικαταστάθηκε από τις διατάξεις της παρ. 5 του άρθρου 16 του ν. 3345/2005) αφορούν μόνο στην επικύρωση ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων εκδοθέντων από αλλοδαπές αρχές, τα οποία είναι ήδη επικυρωμένα από δικηγόρο (αριθ. 1042725/497/0006Δ/16-05-2005 έγγραφό μας και το επισυναπτόμενο σε αυτό ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15_7381/25-04-2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

Τα επικυρωμένα αντίγραφα διοικητικών εγγράφων γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τη Διοίκηση;

Τα επικυρωμένα αντίγραφα, που εξέδωσε διοικητική αρχή, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τη Διοίκηση (παρ. 3 άρθρου 11 Ν.2690/1999, όπως αντικαταστάθηκε από τις διατάξεις της παρ. 6 άρθρου 16 Ν. 3345/2005).

Όμως, όπως προκύπτει από τις διατάξεις του τελευταίου εδαφίου της παρ. 4 του άρθρου 14 του Ν. 1599/86, σε συνδυασμό με τις διατάξεις του άρθρου 33 του Ν. 2690/99, τυχόν υφιστάμενες ειδικές διατάξεις που προβλέπουν την υποβολή πρωτότυπων στοιχείων, εξακολουθούν να ισχύουν (Π.χ. για τη χορήγηση του φοιτητικού στεγαστικού επιδόματος απαιτείται η υποβολή στο πρωτότυπο του πιστοποιητικού Πανεπιστημίων ή Τ.Ε.Ι., βλ. και αριθ. 1020146/ 215/ 0006Δ /27.2.2006 έγγραφό μας στο Παράρτημα 5), εκτός αν καταργηθούν με κοινή απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και του καθ’ ύλην αρμόδιου υπουργού.

Είναι δυνατή η επικύρωση των εγγράφων που διακινούνται με τηλεομοιοτυπία (Fax);

Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 14 ν. 2672/1998, όπως αυτές συμπληρώθηκαν με τις διατάξεις της παρ. 7 άρθρου 10 του ν. 3230/2004 «Τα έγγραφα που διακινούνται με τηλεομοιοτυπία μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των ΝΠΔΔ και των ΟΤΑ, επιτρέπεται να επικυρώνονται από τον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της υπηρεσίας, προς την οποία αποστέλλονται και να έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου».

Ποιοι μπορούν να επικυρώνουν αντίγραφα διοικητικών εγγράφων;

α) όλες οι Διοικητικές Αρχές και τα ΚΕΠ, από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής που το εξέδωσε.

β) οι δικηγόροι και οι συμβολαιογράφοι, σύμφωνα με τις διατάξεις που διέπουν την άσκηση των λειτουργημάτων τους (βλ. και αριθ. 1083343/1076/0006Δ/02-09-2005 έγγραφό μας και τα επισυναπτόμενα σε αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.22/5583/22-03-2005, ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/οικ./13143/01-07-2005 και ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/13558/25-08-2005 έγγραφα του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α).

Σημείωση: Είναι αδύνατη η επικύρωση από αντίγραφο, το οποίο δεν έχει επικυρωθεί από την αρχή που εξέδωσε το πρωτότυπο (Ολομ. Ν.Σ.Κ. 233/2000).

Απαιτείται να τεθεί στρογγυλή σφραγίδα στις ενώσεις των σελίδων του προς επικύρωση εγγράφου, με μονογραφή των αρμόδιων υπαλλήλων;

Λόγω της ιδιάζουσας φύσης του περιεχομένου των εγγράφων των Υπηρεσιών του Υπουργείου ή των υποβαλλόμενων δικαιολογητικών ή βεβαιώσεων από τους πολίτες, οι Υπηρεσίες του Υπουργείου μπορούν να αποφασίσουν για τις κατηγορίες εκείνες των εγγράφων, για τις οποίες θα τίθεται η στρογγυλή σφραγίδα και στις ενώσεις των σελίδων, με μονογραφή των αρμόδιων υπαλλήλων (αριθ. 1075146/892/006Δ/05-09-2006 έγγραφό μας και το επισυναπτόμενο σε αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_16371_17190/10-08-2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).